Conventions, convocations, émargements, attestations, exigences qualité : l'administratif d'un organisme de formation est lourd, normé et chronophage. Chaque document manquant se paie au moment de l'audit ou du financement.
Nous prenons en charge le back-office de votre organisme de formation : vos formateurs forment, vos dossiers sont complets, vos échéances sont tenues.
Votre back-office formation
- Création et suivi des dossiers stagiaires : conventions, convocations, attestations
- Feuilles d'émargement et suivi de l'assiduité
- Préparation et classement des pièces pour vos audits qualité
- Suivi administratif des financements et relations avec les financeurs
- Facturation des sessions et relances
- Planification des sessions et gestion des salles et intervenants
Un devis gratuit, chiffré sous 48 h
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Pour qui ?
Nos engagements
Pourquoi externaliser ?
Un vrai gain de temps
Vos journées se recentrent sur votre métier : l'administratif avance sans vous mobiliser.
Un coût maîtrisé
Pas d'embauche, pas de charges fixes : vous ne payez que les heures réellement travaillées.
La sérénité au quotidien
Délais respectés, documents à jour, obligations suivies : vous dormez tranquille.
Pourquoi l'administratif d'un organisme de formation est-il si lourd ?
Parce qu'il conditionne tout le reste : sans dossiers conformes, pas de financements, pas de certification, pas d'activité. Chaque session génère son lot de documents obligatoires, à produire, faire signer, classer et conserver, session après session.
À cette exigence documentaire s'ajoutent les relations avec les financeurs, les échéances de facturation et le suivi qualité permanent. Résultat : les formateurs passent une part croissante de leur temps sur des tâches administratives au lieu de former. C'est précisément cette charge que nous reprenons.
Les documents obligatoires d'un dossier de formation
Un dossier de formation complet se construit avant, pendant et après la session. Nous produisons et classons chaque pièce pour que rien ne manque le jour où on vous la demande :
- Convention ou contrat de formation signé
- Programme détaillé et objectifs de la formation
- Convocations des stagiaires
- Feuilles d'émargement par demi-journée
- Attestations de fin de formation
- Évaluations et enquêtes de satisfaction
Préparer un audit qualité sereinement
Un audit Qualiopi de qualité se prépare toute l'année, pas la semaine précédente. Notre méthode : classer les preuves au fil de l'eau, selon votre référentiel, pour que chaque indicateur soit documenté le jour de l'audit.
En amont de l'échéance, nous passons vos dossiers en revue avec votre référent qualité : pièces manquantes, signatures oubliées, preuves à consolider. Vous abordez l'audit avec un dossier ordonné, et l'auditeur trouve chaque document en quelques secondes.
Combien coûte la gestion administrative d'un organisme de formation ?
Le budget se construit au forfait mensuel, à partir de quelques heures par mois, selon le nombre de sessions, le volume de stagiaires et l'étendue des missions : dossiers seuls, facturation, relations financeurs ou préparation d'audit.
Le premier échange est gratuit, qu'il passe par le site, les réseaux sociaux ou un appel. L'audit de votre organisme de formation (dossiers stagiaires, preuves Qualiopi, processus), plus approfondi, est facturé 160 € HT : il débouche sur un état des lieux précis et une proposition d'accompagnement sur mesure.
Chaque organisme ayant son fonctionnement, demandez un devis personnalisé : nous étudions votre organisation et répondons sous 48 h ouvrées, sans engagement.
On vous répond
Questions fréquentes
Votre question n’est pas dans la liste ? Posez-la nous directement, la réponse est gratuite et rapide.
Poser ma questionLe premier échange est-il gratuit ?
Oui : le premier échange, par le site, les réseaux sociaux ou par téléphone, est gratuit et sans engagement. L'audit de votre organisme de formation est ensuite facturé 160 € HT : nous passons en revue vos dossiers, vos preuves Qualiopi et vos processus, puis nous vous remettons un état des lieux et une proposition sur mesure.
Pourquoi externaliser l'administratif d'un organisme de formation ?
Parce que la conformité documentaire est la condition de vos financements et de votre certification. Une gestion externalisée professionnalise le suivi : dossiers complets, échéances respectées, audits préparés sereinement.
Travaillez-vous avec les exigences qualité de la formation professionnelle ?
Oui, nous structurons vos dossiers et vos preuves selon vos référentiels qualité, en lien avec votre référent. Vous gardez la responsabilité pédagogique, nous fiabilisons la partie documentaire.
Quels documents préparez-vous pour un audit ?
L'ensemble des preuves attendues par votre référentiel : conventions, programmes, convocations, feuilles d'émargement, attestations, évaluations et documents de suivi qualité. Nous les classons au fil de l'eau par session et par indicateur, puis vérifions leur complétude avant l'échéance avec votre référent.
À découvrir aussi
Parlons de votre organisation
Premier échange gratuit et sans engagement : nous faisons le point sur vos besoins et vous recevez une proposition claire, à partir de quelques heures par mois.
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