Votre journée se termine et la paperasse s'accumule ? Externaliser votre secrétariat, c'est confier vos tâches administratives à une équipe expérimentée, sans embaucher ni gérer un salarié de plus.
Assist Gestion Pro est une agence de secrétariat externalisé basée à Marseille. Nous travaillons à distance ou sur site, quelques heures par semaine ou en accompagnement complet, selon vos besoins réels.
Ce que nous prenons en charge
- Rédaction et mise en forme de devis, factures et relances clients
- Courriers, mails et gestion de la boîte de réception
- Classement, archivage et dématérialisation de vos documents
- Suivi des règlements et préparation des éléments pour votre expert-comptable
- Gestion des plannings, prise de rendez-vous et organisation de réunions
- Permanence pendant les congés de votre secrétaire ou de votre entreprise
Un devis gratuit, chiffré sous 48 h
Décrivez votre besoin en deux minutes, une experte vous répond.
Pour qui ?
Nos engagements
Pourquoi externaliser ?
Un vrai gain de temps
Vos journées se recentrent sur votre métier : l'administratif avance sans vous mobiliser.
Un coût maîtrisé
Pas d'embauche, pas de charges fixes : vous ne payez que les heures réellement travaillées.
La sérénité au quotidien
Délais respectés, documents à jour, obligations suivies : vous dormez tranquille.
Comment ça se passe ?
- 1
Audit de votre organisation
Gratuit et sans engagement (hors audit spécifique des organismes de formation, facturé 160 € HT) : nous examinons tout ce qui entoure votre activité (outils, obligations, volumes, points de friction) pour vous proposer l'accompagnement qui vous correspond vraiment.
- 2
Proposition sur mesure
Un forfait clair, à partir de quelques heures par mois, ajustable à tout moment.
- 3
Mise en place
Nous définissons ensemble les accès, les outils et les priorités. Vous gardez la main sur tout.
- 4
Suivi régulier
Un point périodique pour ajuster les missions et vous garantir une charge administrative maîtrisée.
Qu'est-ce que le secrétariat externalisé ?
Le secrétariat externalisé consiste à confier vos tâches administratives (devis, factures, courriers, classement, appels) à un prestataire spécialisé, facturé uniquement pour le temps réellement travaillé. Contrairement à une embauche, vous ne gérez ni contrat de travail, ni congés, ni matériel : vous achetez un résultat, pas un poste.
La différence avec l'intérim ? Aucune durée minimale ni frais d'agence : vous ajustez le volume d'un mois sur l'autre. La différence avec une plateforme de freelances ? Un interlocuteur stable qui connaît vos dossiers, une équipe de 11 expertes diplômées (une expertise métier et un diplôme par pôle) qui assure la continuité en cas d'absence, et plus de 20 ans d'expérience du métier.
Ce secrétariat en ligne (ou e-secrétariat) fonctionne aussi bien à distance qu'en présentiel : partage de documents sécurisé, points réguliers et process écrits. Vous externalisez l'exécution, jamais la décision.
Les tâches d'une secrétaire externalisée
Une secrétaire externalisée assure les mêmes missions qu'une secrétaire salariée, avec la souplesse de la sous-traitance : le périmètre s'adapte chaque mois à votre activité réelle. Voici les tâches les plus souvent confiées par nos clients TPE, artisans et professions libérales.
- Rédaction et envoi des devis, factures et relances clients
- Tri de la boîte mail, réponses courantes et courriers administratifs
- Classement, numérisation et archivage des documents
- Gestion d'agenda, prise de rendez-vous et organisation de réunions
- Préparation des pièces pour votre expert-comptable
- Accueil téléphonique et prise de messages en votre nom
Combien coûte un secrétariat externalisé ?
Un secrétariat externalisé se facture à l'heure ou au forfait mensuel, à partir de quelques heures par mois. Le budget dépend de trois facteurs : le volume confié, la technicité des missions (frappe simple ou gestion plus pointue) et la régularité de la collaboration.
À service égal, la formule reste bien plus légère qu'une embauche : pas de charges patronales, pas de congés à financer, pas de matériel ni de bureau supplémentaire. Vous transformez un coût fixe en coût variable, calé sur votre activité.
Chaque situation étant différente, le plus simple est de demander un devis personnalisé : vous recevez une proposition claire sous 48 h ouvrées, sans engagement.
On vous répond
Questions fréquentes
Votre question n’est pas dans la liste ? Posez-la nous directement, la réponse est gratuite et rapide.
Poser ma questionQu'est-ce que le secrétariat externalisé ?
C'est le fait de confier tout ou partie de vos tâches administratives (devis, factures, courriers, classement, appels) à une agence spécialisée, facturée uniquement pour le temps réellement travaillé, sans charge salariale ni engagement de longue durée.
Pourquoi faire appel à une secrétaire externalisée plutôt qu'un CDI ?
Un salarié en CDI représente un coût fixe important (salaire, charges, congés, matériel). Une secrétaire externalisée s'adapte à votre volume réel : quelques heures par semaine suffisent souvent pour une TPE, et vous ne payez que ce dont vous avez besoin.
Travaillez-vous à distance ou sur site ?
Les deux. Nous intervenons à distance pour la majorité des missions, et en présentiel à Marseille et dans les alentours quand votre organisation le nécessite.
Combien coûte un secrétariat externalisé ?
Nos forfaits démarrent à quelques centaines d'euros par mois selon le volume et la nature des missions. Chaque devis est personnalisé : demandez une estimation gratuite, sans engagement.
En quoi consiste l'audit de mon organisation ?
C'est notre porte d'entrée, gratuite et sans engagement (seul l'audit spécifique des organismes de formation, plus approfondi, est facturé 160 € HT) : nous passons en revue tout ce qui entoure votre activité (outils, obligations, flux de documents, volumes, charge de travail) pour repérer ce qui fonctionne bien, ce qui peut être amélioré et la bonne manière de vous accompagner. Les besoins varient beaucoup d'un client à l'autre : l'audit permet d'y répondre juste, avec un devis personnalisé.
Quelles tâches peut-on confier à une secrétaire externalisée ?
Pratiquement toutes les tâches administratives courantes : devis, factures, relances, courriers, mails, classement, agenda, prise de rendez-vous, préparation des pièces comptables et accueil téléphonique. Seule la comptabilité reste chez votre expert-comptable : nous préparons, il comptabilise.
Quelle différence avec une plateforme de freelances ?
Sur une plateforme, vous recrutez et pilotez vous-même un indépendant, avec un risque de turnover. Avec notre agence, vous avez une équipe stable de 11 expertes, une continuité de service en cas d'absence et un cadre contractuel clair, éprouvé auprès de plus de 150 professionnels accompagnés.
À découvrir aussi
Parlons de votre organisation
Premier échange gratuit et sans engagement : nous faisons le point sur vos besoins et vous recevez une proposition claire, à partir de quelques heures par mois.
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